Lange habe ich mich schwer getan das mächtige Microsoft Tool OneNote, in meinem Blog zu verewigen. Zu groß und zu vielfältig ist das Tool. Wo soll man da nur anfangen? Da ich sämtliche Beiträge in OneNote “vorschreibe”, Private Notizen und Berufliche Notizen im OneNote ablege, ist es nur eine Frage der Zeit gewesen, bis ich euch einen kleinen Überblick über OneNote geben würde. Langfristig könnte ich mir auch eine Reihe, an praktischen Tipps und Funktionen vorstellen.
Heute möchte ich euch OneNote im Allgemeinen vorstellen.
Was ist OneNote überhaupt?
OneNote ist simple gesprochen ein Tool um Notizen zu verwalten. Man kann Texte, Bilder, Video, Audioaufzeichnungen, Diagramme und vieles mehr ablegen. Dabei werden die Notizen – wenn gewünscht – mit OneDrive (alternativ auch mir Sharepoint) synchronisiert. Das hat den Vorteil das man Notizen anlegen oder bearbeiten kann und dann an einem anderen Gerät weiterarbeiten kann. Sollte ein Gerät verloren gehen, gestohlen werden oder einfach kaputt gehen, sind die Notizen gesichert.
Um OneNote vernünftig zu verwenden, sollte man sich einen Microsoft Account anlegen. Bei diesem ist ein Emailpostfach (der nicht so viel Spam anzieht wie Gmail), Clouddienst (OneDrive), Office Online, Kalender und Kontakte mit dabei. Bei Windows 8 und 10 ist es sowieso zu empfehlen einen Account anzulegen, sonst bleibt der Windows Store verschlossen.
Historie von OneNote
OneNote kam 2003 als Bestandteil der Officesuite von Mircosoft auf den Markt. Es war eines von den Programmen, die man entweder nicht mit installierte oder installierte aber nie benutzte. Microsoft blieb hartnäckig und veröffentlichte mit jeder neuen Officeversion, auch eine neue OneNote Version. Seit 2014 gibt es OneNote auch außerhalbe der Officesuite kostenlos für Desktopgeräte. Für Windows 8 gab es noch eine Mobile Variante mit weniger Umfang. Was dazu führte das es zu diesem Zeitpunkt 4 Varianten für Windows gab (Office 2013, Windows App, OneNote kostenlos und die Webvariante).
Wer Kunde von Office365 ist, kann die kostenlose OneNote Variante nicht installieren, diese Kunden müssen die Office 2013/2016 Variante nehmen, was hier bereits schmerzlich feststellen musste.
Den vollen Funktionsumfang bekommt man aber nur mit der Office365/Office Version.
| Office 2013 | Office 2016 |
Unterstützte Plattformen
Eine Ausrede um OneNote nicht zu benutzen, gibt es was die unterstützten Plattformen anbelangt, nicht. OneNote steht für folgende Plattformen zur Verfügung:
Somit kann man sich auf jeden Gerät austoben. Die Funktionen sind – in den meisten Fällen – sehr ähnlich. Anzeigen kann man immer alles, einrichten oder verwenden kann man aber nicht immer alle Funktionen.
Design / Aufbau
Der erste Start kann – und wird wahrscheinlich – erst einmal ein wenig unübersichtlich. Es empfiehlt sich ein Notitzbuch anzulegen, dies wird dann im OneDrive abgelegt. Im oberen Bereich gibt es Abschnitte, diese lassen sich benennen und einfärben. Jeder Abschnitt kann wiederum aus mehreren Seiten bestehen. Diese sieht man auf der rechten oder – wenn anders eingestellt – auf der linken Seite. Das mag beim ersten lesen unglaublich kompliziert und unübersichtlich klingen, ist es aber überhaupt nicht.
So habe ich mehrere Notizbücher für Arbeit, Privat oder für Vincisblog. Das Blog Notizbuch ist Unterteilt in die Kategorien (Abschnitte) und die Seiten sind dann ebenfalls unterteilt in Veröffentlicht und Ausstehend. Die Möglichkeiten Seiten einzurücken, sorgt für einen besseren Überblick und lässt sich auch als Gruppe schließen.
OneNote kommt Designtechnisch als das her was es ist: eine Office Anwendung. Ob nun Word, Excel, Powerpoint oder eben OneNote, sie sehen alle ähnlich aus und man findet sich schnell zu Recht.
Das Design lässt sich – genau wie die anderen Office Anwendungen – noch ein wenig verändern und mit einem Muster versehen.
Nützliche Funktionen
So ein kleines Schreibtool ist doch nichts Besonderes, werden vielleicht einige Denken. Und da täuschen sie sich gewaltig, den OneNote ist mächtig. Alle coole Funktionen aufzulisten ist gar nicht möglich. So möchte ich hier eine kleine Auswahl geben und vielleicht in Zukunft ein paar Tipps für die Nutzung von OneNote veröffentlichen.
OneNote kann rechnen. Wenn man folgendes eingibt “4+5= ” kommt die 9 von alleine. Das Funktioniert auch bei etwas komplizierten Aufgaben “4+9*8-2= “. Hier sieht OneNote die Punktrechnung und kommt auf 74, nicht auf 102.
Wer ein Touchfähiges Gerät, am besten noch mit Stift besitzt, der kann seine Notizen mit Hand aufzeichnen. Da dies oft, aber schlecht lesbar ist, gibt es die Möglichkeit, die Handschrift in Text umzuwandeln. Auch eine Formel kann mit einem Stift/Finger eingegeben werden. Beides Funktioniert oft sehr gut.
Es gibt die Möglichkeit OneNote an den Desktop “anzudocken”. Dazu muss man unter Ansicht -> An Desktop andocken auswählen. Das Ergebnis ist, das man OneNote nutzen kann, ohne die Fenster ständig wechseln zu müssen.
Die Suche ist auch unglaublich Praktisch. Diese sucht nicht auf der gewählten Seite, Abschnitt oder Notizbuch, sondern in allen geöffneten Notizbüchern. So findet man schnell die entsprechende Datei.
Fazit
OneNote muss man lieben und schätzen lernen. Das Tool ist sehr schnell, sehr mächtig geworden, was es kaum überblickbar macht. Aber es gibt keinen Grund ein anderes Tool zu nutzen, zu mindest für mich. Die Funktionen sind vielfältig und nützlich. Die Bedienung – mit der Zeit – eingängig und einfach. Und das Design ist Modern und aufgeräumt.
Von mir gibt es eine klare Empfehlung!
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